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电商后台:采购管理模块

作者:匿名 更新:2019-10-20 19:09:45

从供应商管理到合同管理,再到商品系统模块的引入以及商品价格和税率的维护策略,几篇文章都是在不知不觉中完成的。初步准备工作完成后,下一步应进入采购管理模块。

几天来,我一直在思考如何写作,我写的东西让每个人都觉得事实如此,而不是传统的叙述。本文将根据我了解的采购管理流程继续总结。每次开始的时候我都尽力去改变,但是我心里没有墨水,只能尽力而为。请容忍我。

有两个主要过程:正向采购和反向采购和反向退货。那些接触过购买、销售和存储系统的人都知道你可能在说“你在开玩笑吗?”

这里列出上图的目的是,我将根据我们工作的过程,按照前进和后退的方向,一步一步地描述每个过程中涉及的模块和一些个人想法。

首先,我不打算使用viso来绘制具体的过程,主要是因为我已经尝试过绘制它。涉及许多模块。将整个过程和相关的子过程呈现在一个图中太复杂了。此外,当你看着它的时候,你可能会感到困惑(其中一定有一些考虑不周,而且绘图过程并不顺利)。别废话了,让我们言归正传。

采购订单的创建无非是开发一个单据录入界面,输入相关信息,点击【保存】,如下图所示。

(1)过程描述

我们需要确认以下部分:

选择供应商:相关信息会自动带出(该部分已在以前的供应商管理中引入)。

采购订单类型:待定,一般包括普通采购订单、礼品采购订单、补货采购订单、调价订单等几种类型。

选择采购订单对应的合同和到货仓库

一个采购订单只能对应一个仓库和一个合同。合同部分,由于供应商在一个时间范围内只有一个有效合同,如果供应商有多种合作模式,可以通过供应商子账户实现。

因此,这里不需要选择合同,fms财务管理系统将在以后的财务结算中处理它。

商品录入:主要决定采购价格。这里的默认值是基准购买价格。采购价格不能高于基准采购价格。如果有促销采购价格,系统会优先考虑(价格部分请参考物价税管理部分,此处不再解释);

采购数量可以手工输入,默认为零。如果按箱购买,可以输入箱数,系统会根据箱规则自动将其转换为数量。

(2)采购订单来源

如果我们按照上面的说明去做,那就太简单了。在这里,我们必须首先确定采购订单的来源。

我考虑以下几点:

手工创建的过程就是上面的过程,没有问题,只要系统设计简洁,按照提示操作。

系统甲创建的补货单:当系统运行一段时间,有数据积累时,需要考虑自动补货;自动补货需要考虑日平均销售量(通常为4周)、安全库存、在途库存、采购交付时间和供应商生产周期等因素,以计算推荐补货量。采购订单由系统生成。以下公式仅供参考。这应该属于移动平均法。这是最常见和最简单的方法。

建议补货数量=(总和(前28天的销售量)/28*目标周转天数-已售库存-采购在途库存-转移在途-批准的未发运采购数量)

按销售采购(Purchase by Sales):这种场景一般对应于商品的预售或预订,即用户下单付款后,系统根据有效的销售订单收集商品,生成采购订单,然后由供应商交付给仓库,仓库根据用户的订货时间顺序发货(具体规则可以根据实际场景设计)。

这部分采购订单的采购价格完全基于基准采购价格、促销采购价格或双方确定的采购价格(或最新采购价格)。数量是取决于有效订单的货物数量。

供应商调直:该场景系统仅在合同结算方式为“按采购金额结算”即配送方式的前提下创建采购订单;同时,这部分货物不需要放入仓库,直接发送给最终用户。

该场景中生成的采购订单由系统根据订单进行补充。采购价格的确定类似于销售采购,通常在供应商发货时同步生成。

为什么需要生成采购订单?这主要是结算财务中的应付账款。寄售依赖销售订单。成本价或结算价可以根据交货时间系统获得。

采购订单的这一部分没有成本计算,因为没有实际的收货和发货。本部分涉及库存管理、应付账款和fms财务系统的结算。感兴趣的人可以关注作者的电子商务金融系列文章。

价格调整单:采购价格调整单是一种红字单据,用于调整采购单据上的单价错误或采购成本。

举个简单的例子:

商户到货:此部分需要入库凭证,因为需要入库,所以需要创建一种特殊类型的采购订单,但采购价格可以根据协议确定。

因为这种文件很特殊,所以可以单独列出。它可以手动或系统地创建。这篇文章没有过多讨论这种类型。

在解决了上述相关问题后,我们创建了一个采购订单。此时,必须首先在内部批准采购订单,主要是审查采购单价和采购数量。系统生成的“调价单、直发、销售定购”内部审核流程可以省略。

然后我们将讨论下一个环节,供应商和仓库的发送和接收过程。

有两种方法可以确定与供应商的数据交互:

流程节点描述:

(1)首先完成采购订单的创建和业务部门的内部审核(采购单价和采购数量的审核)。

(2)系统将批准的文件推送到“供应商-商户管理平台”。供应商将检查数量和采购价格是否有任何问题。如有必要,供应商将与采购部门沟通,然后进行修改和批准。

(3)业务最终确认采购订单信息并进行审批。审批后,单据状态将同步到“供应商-商户管理平台”作为“待运”。

同时,需要将单据信息同时分发给wms系统,以便仓库在采购单据到达后能够收到。

(4)供应商根据采购订单进行生产和交付。同时,文档状态与内部配置管理系统同步。交货前,供应商可根据预期交货时间向仓库申请预约到货。

计划到达管理是供应链系统中的一个子模块。它根据每个仓库的作业能力、空间和时间来考虑是否能收到货物。目的是防止货物被任何人接收或储存在仓库中。

(5)仓单:根据采购订单和供应商的发货订单确认货物到达。质量检验应在入库期间进行。确认收货后,将收货信息返回供应链管理系统,生成验收入库单。

对于仓储,需要明确采购订单是可以在所有仓储完成后返回供应链管理,还是可以分批入库,这涉及到下级wms系统与供应链管理之间的数据传输。

为简单起见,建议仓库在收到采购订单后执行关闭操作。此时,采购订单与验收入库单的关系为1: 1,否则为1: n,如果批量入库,会影响统计查询和财务结算单的复杂度。

(6)最终产生库存,等待商品出售,迄今为止购买商品的整个过程已经完成。

采购退货是公司将未售出、有缺陷(收货后)和损坏(可退货)的货物退回给供应商的过程。

哪些货物可以退回给供应商?通常,在签订合同或下订单时,可以确定货物是否可以退货。

由于一般电子商务公司的存储系统都是第三方软件,有些存储也由他们管理,所以只有我们的一些员工在仓库里。

因此,需要明确退货是由仓库发起还是由采购部门发起(货物在仓库中,采购业务可能看不到货物)。

我的理解是,首先,我们应该充分相信仓库员工的诚信(新鲜水果和其他商品的损耗率很高,可以退货或销毁),所以我们应该以实际商品为标准。

仓库中货物的主要目的是管理它们的数量。创建采购退货单时如何确定价格?

文件的流通与采购订单的流通相似,没有什么特别之处。但是,这里应该补充的是,采购退货单中的货物成本核算。

假设我们使用“移动加权成本价”的方法来计算成本,有两种情况:

(1)采用取款单参与移动加权成本的计算

移动加权价格=(库存数量*商品移动加权价格-出库数量*提取单价)/(库存数量-出库数量)

这样,应注意最终货物的库存量是否为负数。

(2)取款单不参与移动加权成本的计算

这样,在财务成本核算过程中就需要特殊处理,因为无论商品进出仓库多少次,都要从整体上保证商品库存金额的平衡公式,即期末金额=期初金额+期间变动金额。

解释为什么这种方法需要特殊处理。

由于采购退货价格不参与移动加权成本核算,采购出库金额的存货金额将用于供应商结算。

这不是一两句可以说清楚的话。如果你感兴趣,你可以留言。

简单说明了采购的相关环节。系统的设计应该基于业务场景。这部分取决于供应商、合同和商品的每个模块,并且有许多属性或规则需要预先设置。供应链被称为链,也就是说,每个部分都连接在一起。

采购过程设计的简单过程(不仅仅是系统操作过程)可以减少供应链的环节,从而降低公司的成本。降低成本是盈利的重要保证。

知识有限,请指出缺点,我会不断修改,非常感谢您的阅读!

作者:倔强的萝卜;公开号码:倔强的萝卜

这篇文章最初是由“固执的萝卜”发表的。每个人都是产品经理。未经作者许可,禁止复制。

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